El primer libro
Cuando abre Excel, lo que ve
son columnas, filas y celdas.
Cuando inicie Excel, se
encontrará ante una gran cuadrícula vacía. En la parte superior hay letras y a
lo largo del lado izquierdo de la tabla hay números. Además, en la parte inferior,
hay fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc.
Si es la primera vez que usa
Excel, puede preguntarse qué debe hacer a continuación.
Empezaremos ayudándole a
familiarizarse con algunos conceptos básicos que le servirán de ayuda a la hora
de especificar datos en Excel.
La
cinta de opciones
La cinta de
opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel.
Los comandos
relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos.
La banda situada en la parte
superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta
de opciones. La cinta de opciones está formada por diferentes fichas. Cada ficha está
relacionada con un tipo de trabajo específico que las personas realizan en
Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, debe hacer clic en las
fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha Inicio, que es la primera ficha
empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente
utiliza con más frecuencia.
Los comandos están organizados en
pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los
comandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para
trabajar con celdas están en el grupoCeldas. Empezará a obtener
conocimientos sobre algunos comandos de los grupos Celdas y Modificar en la sesión práctica que figura al
final de esta lección (necesitará Excel 2007).
Libros y hojas de Calculo
Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo
El primer libro
que abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra de título situada
en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio
título.
Fichas de hojas en
la parte inferior de la ventana del libro.
Cuando inicia Excel, abre un
archivo que se denomina libro.
Cada libro nuevo tiene tres hojas,
como las páginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos.
Las hojas reciben a veces el nombre de hojas de cálculo.
Columnas, celdas y filas
A continuación de los primeros 26 títulos de columna (A a Z), están los 26
títulos de columna siguientes (AA a AZ). Los títulos de columna continúan hasta
la columna XFD, haciendo un total de 16.384 columnas.
Los títulos de
columna se indican mediante letras.
Los títulos de
fila se indican mediante números.
Las hojas de cálculo se dividen
en columnas, filas y celdas. Esa es la cuadrícula cuando abre un libro.
Las columnas se extienden de
arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se
extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir,
horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y
filas.
Las celdas
Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un
contorno de color negro.
Las celdas son el espacio donde
se pone manos a la obra y se especifican datos en la hoja de cálculo.
Empezar a escribir
Para iniciar a escribir solo basta con movernos en la dirección que deseemos con las flechas de desplazamiento, o también con el TAB y presionar Enter en la celda donde queramos introducir los datos.
la Fecha y la hora
Para escribir una fecha en la
columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o un guión para
separar las partes: 16/6/2009 o 16-julio-2009. Excel reconocerá esto como una
fecha.
Si necesita escribir una hora,
escriba los números, un espacio y "a" o "p": por
ejemplo, 9:00 p. Si sólo pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe
como a.m.
Numeros
Para escribir los importes de las
ventas en la columna C, la columna Importe, escribiría el signo del dólar ($),
seguido del importe.
Otros números y
cómo se escriben
- Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por ejemplo 1 1/8.
Formas fáciles de escribir datos
A continuación se muestran dos
funciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir datos en Excel:
Autorrellenar Escriba los meses
del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o de 3, u otros datos de una
serie.
Autocompletar Si las primeras
letras que escribe en una celda coinciden con las de una entrada que ya ha
realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres
restantes. Sólo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto
funciona para texto o para texto con números.
