Excel 2007

El primer libro

Cuando abre Excel, lo que ve son columnas, filas y celdas.

Cuando inicie Excel, se encontrará ante una gran cuadrícula vacía. En la parte superior hay letras y a lo largo del lado izquierdo de la tabla hay números. Además, en la parte inferior, hay fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc.

Si es la primera vez que usa Excel, puede preguntarse qué debe hacer a continuación.

Empezaremos ayudándole a familiarizarse con algunos conceptos básicos que le servirán de ayuda a la hora de especificar datos en Excel.

La cinta de opciones

 La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel.

 Los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos.

La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La cinta de opciones está formada por diferentes fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de trabajo específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha Inicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con más frecuencia.

Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para trabajar con celdas están en el grupoCeldas. Empezará a obtener conocimientos sobre algunos comandos de los grupos Celdas y Modificar en la sesión práctica que figura al final de esta lección (necesitará Excel 2007).

Libros y hojas de Calculo

Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo

 El primer libro que abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra de título situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título.

 Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.

Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las páginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas reciben a veces el nombre de hojas de cálculo.

Columnas, celdas y filas

A continuación de los primeros 26 títulos de columna (A a Z), están los 26 títulos de columna siguientes (AA a AZ). Los títulos de columna continúan hasta la columna XFD, haciendo un total de 16.384 columnas.

 Los títulos de columna se indican mediante letras.

 Los títulos de fila se indican mediante números.

Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Esa es la cuadrícula cuando abre un libro.

Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas.

Las celdas

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color negro. 

Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra y se especifican datos en la hoja de cálculo.

Empezar a escribir

Para iniciar a escribir solo basta con movernos en la dirección que deseemos con las flechas de desplazamiento, o también con el TAB y presionar Enter en la celda donde queramos introducir los datos.

la Fecha y la hora

Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o un guión para separar las partes: 16/6/2009 o 16-julio-2009. Excel reconocerá esto como una fecha.

Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p. Si sólo pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

Numeros

Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribiría el signo del dólar ($), seguido del importe.

Otros números y cómo se escriben

• Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por ejemplo 1 1/8.

Formas fáciles de escribir datos

A continuación se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir datos en Excel:

Autorrellenar     Escriba los meses del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o de 3, u otros datos de una serie. 

Autocompletar     Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de una entrada que ya ha realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres restantes. Sólo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto funciona para texto o para texto con números.